5.2 数据验证提前设置_趣学！职场Excel的新玩法-QQ阅读现言女生网

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5.2　数据验证提前设置

如图5-11所示的表是公司给员工发住房补贴的表，补贴条件是：如果住在公司没有补贴，不住在公司有1000元补贴。但是，收回来的统计表，总有一些内容是没有办法统计。

这个时候，就得挨个儿跟员工去确认，这些“非主流”的回答后面，真正的含义是什么？

表姐建议大家：“比起事后救火填坑，最好的方法是：事前控制”。在Excel的世界里，像这种事先控制约束，用到的是“数据验证”。顾名思义：当填表人满足了验证条件，才能够往里输入内容，否则就报错。这样发给填表人的时候，填表人只能按照这个规范去做。

回到这个表格空白的时候，也就是新建一张空白工作表，把标题表头按照图5-11填好以后，开始进行“数据验证”的设置。

图5-11

1. 建立验证原则的参数表

在工作簿中新增一张“参数”工作表，输入部门、是否住公司等参数（见图5-12）。

图5-12

2. 设置“部门来源”的数据验证：序列型数据验证

（1）选中“部门”A列→选择“数据”选项卡→“数据验证”（见图5-13）。

图5-13

（2）在弹出的“数据验证”对话框→“允许”→选择“序列”（见图5-14）。

图5-14

（3）设置“来源”→单击折叠窗口按钮→选择参数表里的数据来源（见图5-15）。

图5-15

（4）查看设置效果。设置完成后，单击“部门”的下拉框，其中可选的内容为图5-15中设置的序列来源（见图5-16）；如果要手工输入非允许范围内的值，如“市场营销部”，则会弹出错误提示“此值与此单元格定义的数据验证限制不匹配”（见图5-17）。

图5-16

图5-17

（5）增加序列内容。如果部门内容发生新增或修改，可以在序列允许的范围内，即参数表A1:A8范围内，直接新增或修改（见图5-18）。

图5-18

同理，操作“是否住公司”F列的数据验证效果。

表姐Tips

如果要制作动态数据验证，或二级动态联动效果的数据验证，请查看本书“福利篇”的“巧用超级表制作动态数据验证”。

3. 设置“员工姓名”的数据验证：文本长度型数据验证

（1）选中“员工姓名”B列→选择“数据”选项卡→“数据验证”（见图5-19）。

图5-19

（2）在弹出的“数据验证”对话框→“允许”→选择“文本长度”（见图5-20）。

图5-20

（3）设置数据。“介于”指定范围内，如人名的指定长度范围是2～5（见图5-21）。

读书笔记
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图5-21

4. 设置手机号、身份证号码的数据验证：长串文本型数字数据验证

（1）把手机号、身份证号码列单元格设置成文本格式。选择“开始”选项卡→设置单元格格式→设置为“文本”（见图5-22）。

图5-22

（2）设置手机号数据验证。选中“手机号”C列→选择“数据”选项卡→“数据验证”（见图5-23）→在弹出的“数据验证”对话框→“允许”→选择“文本长度”→“数据”→选择“等于”→“长度”设为11，单击“确定”完成（见图5-24）。

图5-23

图5-24

（3）设置身份证号码数据验证。选中“身份证号码”D列→选择“数据”选项卡→“数据验证”（见图5-25）；在弹出的“数据验证”对话框→“允许”→选择“文本长度”→“数据”→选择“等于”→“长度”设为18（见图5-26）→继续单击“输入信息”页签→在“输入信息”栏（见图5-27）→输入：“请您输入18位身份证号码”→单击“确定”完成。这样当填表人选中此列单元格时，就会自动出现“温馨提示”（见图5-28），避免填入不符合要求的数据。