2.4 打开文档

在Office的应用过程中，一个文档的创建只需要一次，而打开它的次数却要多得多。要想使用一个已经存在Office文档，首先要在相应的应用组件中打开它，在Office应用过程中打开文档通常有以下3种方式。

2.4.1 通过【打开】对话框正常打开文档

通常意义下，打开文档都是通过Office应用组件的【打开】对话框实现的，如图2-12所示。其具体操作步骤如下。

1 单击“文件”标签→“打开”命令；或者直接按Ctrl+O组合键；或者在【快速访问工具栏】中单击“打开”按钮。这3种方法均可打开【打开】对话框。

2 在【打开】对话框左侧的导航栏中选择并指定文件夹，在对话框右下角区域单击下拉按钮指定要打开的文档类型后，在对话框右侧即会显示指定类型的文档名称。

3 选中需要打开的文档名称后单击按钮，或者直接双击指定的文档名。

图2-12 通过【打开】对话框实现打开文档

可以在【打开】对话框中单击选中开头文档名，然后按住Shift键再单击另一个结束文档名，这样可以一次性打开多个连续的文档；也可以在【打开】对话框中按住Ctrl键的同时再单击任意文档名，这样可以一次性打开多个不连续的文档。

在Office 2010的【打开】对话框中，还具有文档的搜索查找功能。当用户在对话框左侧导航栏中指定文档位置，如整个“计算机”，然后在对话框右上角的“搜索”文本框中输入具有查找意义的关键字后，系统即可自动在对话框中罗列出符合条件的文档。

2.4.2 以副本方式打开文档

在Office 2010中，当“以副本方式打开”文档时，系统会在该文档的相同位置上创建一份与源文档完全相同的文档副本。这一特点让用户既可以在源文档和副本文档同时打开的前提下进行各自的编辑和修改；也可以在不改变源文档的前提下，只针对以副本方式打开文档进行编辑和修改。下面以Word 2010为例，以副本方式打开文档的具体操作如下。

选定文档后在单击【打开】对话框中的按钮时，可以单击该按钮右侧的“下三角”按钮，在其弹出的下拉菜单中选择文档的打开方式，如图2-13所示。

图2-13 选择文档的打开方式

2.4.3 快速打开常用文档

另外，单击Windows的“开始”菜单按钮，在【开始】菜单中选择相应组件名称的级联列表；或者在已经打开的Office组件中单击“文件”标签打开其后台视图，在该视图左侧导航栏列表中选择“最近所用文件”命令。这两种方式都会显示相应组件最近使用过的文档名称列表，单击即可打开指定文档，如图2-14所示。

图2-14 打开最近使用过的文档

最后，利用Windows资源管理器，在其中直接双击Office文档名称，则系统会在打开Office相应组件的同时再打开指定文档。