3.9 公文管理流程

（1）公文管理原则。

1）总公司公文管理工作实行统一管理原则，行政管理部为公文传递的唯一窗口部门，文件管理人员负责公文的收受及发送登记工作。

2）文件传递强调效率，要求手续简便、收发及时（1个工作日内）。

（2）公文管理的范围。

1）总公司及各分公司上报下发的各类正式文件。

2）总公司及各分公司形成的会议纪要。

3）总公司及各分公司各类通知。

（3）公文的密级分类。

1）绝密：极为重要并且不得向无关人员泄露内容的文书。

2）机密：次重要并且所涉及内容不得向总公司本部内外无关人员泄露的文书。

3）秘密：不得向总公司本部以外人员透露内容的文书。

4）传阅：在总公司内部传阅或传达的文书。

（4）公文的内容分类。

1）总公司及公司上报下发正式文件的权力独立集中在行政管理部，各部门一律不得自行向上、向下发送正式文件。

2）发文内容包括：规章制度、任免文件、重大管理工作的规定、奖惩决定和通报等其他重大事项。

3）公文签发权限（表3-10）。

表3-10 公文签发权限

4）总公司正式公文签发程序：发文部门草拟公文→部门总经理审批→分管副总裁审批→行政管理部核稿→执行总裁签发→行政管理部确认发文字号并下发→行政管理部归档。

（5）对各公司的管理。

1）各分公司必须依照总公司公文管理原则执行，各分公司行政管理部为公文传递的唯一窗口部门，使用统一发文模板。各分公司行政管理部在接到内外部来文后，纪要员应及时通报相关人员知晓，保证公文传达的时效性，并存留归档。

2）各分公司对外发文须由公司法律相关人员审核。

3）总公司行政管理部负责对各分公司公文管理情况进行检查、监控。

4）各分公司行政管理部应在总经理办公会会议结束两个工作日内将总经理签发的会议纪要上报总公司行政管理部。各分公司会议具体情况必须包括编号、时间、主持人、会议议题、主要内容、参加人员等内容。

（6）公文管理的流程图。

1）发文管理流程图（图3-5）。

图3-5 发文管理流程图

2）收文管理流程图（图3-6）。

图3-6 收文管理流程图